Atualização de dados cadastrais: quando você deve fazer na sua empresa?

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Atualização de dados cadastrais: quando você deve fazer na sua empresa?

Quanto maior a quantidade de informações atualizadas o gestor tiver a sua disposição, mais fáceis e seguras se tornam suas decisões e as definições de estratégias. Mas, você já pensou que bons resultados dependem, em parte, da atualização cadastral?

Por isso, mantê-los atualizados é tão importante, pois são uma ferramenta fundamental na identificação de tendências, fidelização dos clientes e na melhora da experiência do usuário. Isso sem dizer de auxiliar seus colaboradores em diversas tarefas, como cobranças e vendas.

Confira, neste artigo, a importância de manter os dados da sua base de clientes atualizados e como alcançar este objetivo com o apoio da tecnologia.

Qual a importância de manter os dados atualizados?

Manter os dados atualizados dos clientes é vital para a continuidade das suas atividades. Afinal, todos os setores precisam de dados precisos e confiáveis para operar e quem ignora este fator, pode enfrentar sérios problemas.

O setor de cobrança, por exemplo, precisa entrar em contato com clientes e estabelecer um diálogo para recuperar a dívida, sem que o relacionamento com a marca seja afetado. Dessa forma, ter o cadastro e demais informações atualizadas é fundamental para que possam exercer um bom trabalho.

A qualidade das informações é o que garante um contato eficaz e em menos tempo e é aí que a atualização de dados cadastrais se faz importante. Afinal, seus colaboradores conseguem realizar um planejamento das estratégias de abordagem correta, definir as melhores propostas e escolher um canal de comunicação ideal.

Em meio a inúmeros trabalhos que compõem a rotina de uma empresa, existem sempre aquelas tarefas que são mais burocráticas e que demandam mais atenção e organização por parte dos gestores, uma dessas tarefas é a manutenção e atualização de dados cadastrais.

Assim, quando atualizados, os dados dos clientes poupa o tempo das equipes, facilita a comunicação, evita erros, fraudes e outros prejuízos.

Mas para isso, é importante que os dados estejam sempre atualizados, acessíveis e organizados.

 

Vantagens de um banco de dados atualizado

Atualizar seus cadastros é um verdadeiro investimento. Quanto mais qualificados e completos eles estiverem, mais fácil seus processos se tornarão. Confira abaixo as vantagens que a atualização cadastral proporciona às empresas:

Comunicação mais eficaz

Quando você mantém a sua base atualizada, é possível ter uma melhor comunicação com seus clientes. Isso significa que ela auxilia no estreitamento do relacionamento e na fidelização.

Assim, você pode criar estratégias mais certeiras para melhorar as vendas e agilizar o processo de cobrança, por exemplo.

 

Atendimento mais produtivo

Chamar o cliente pelo nome, conhecer suas preferências e saber qual o canal de comunicação ideal são alguns dos fatores que fazem diferença no atendimento. E isso só é possível quando você tem os cadastros atualizados dos seus clientes.

 

Otimização de recursos

Conhecer bem sua base de clientes também ajuda os gestores a investir melhor. Isso porque será mais fácil detectar de antemão quais são os pontos fortes e fracos que precisam ser melhorados nesse relacionamento e assim promover ações eficientes.

Por exemplo: é possível reduzir os custos com envio de mala direta a clientes que não residem mais no mesmo endereço, com ações de marketing para um público diferente do seu, com ligações para clientes que não honram os pagamentos e assim por diante.

Controle da inadimplência

Esse registro também é fundamental para otimizar a vida financeira da sua empresa. Afinal, a partir dele, você conseguirá mapear todos os prazos e as formas de pagamento, identificando rapidamente quando a data de recebimento estiver próxima e tomando medidas para evitar os atrasos.

É possível, por exemplo, usar a tecnologia de modo a disparar e-mails automáticos aos seus clientes, lembrando-os que a data de determinado pagamento está se aproximando. Além de monitorar quais consumidores costumam atrasar o pagamento, pensando em medidas efetivas para reverter essa situação.

Como manter os dados cadastrais atualizados

Para começar a realizar essa boa prática, vamos as dicas:

Peça atualização quando atender o cliente

Se é uma atualização, nada melhor do que o próprio cliente fornecer os dados diretamente. Assim, é importante desenvolver uma estratégia em que o consumidor repasse as novas informações ou confirme as informações que você já tem.

Além disso, é importante assegurar que o cliente não se sinta constrangido para que a sua experiência não seja negativa e ele se afaste.

Assim, alguns dados são importantes e podem ser definidos como obrigatórios, como:

• Nome;
• Endereço de e-mail;
• Número de telefone;
• Endereço Residencial (caso seja necessário realizar entregas).

Delegue alguém para manter a atualização

Essa estratégia é importante para que essa ação seja centralizada, assim você tem a garantia de ter informações completas no cadastro de clientes.

No entanto, é importante que esse funcionário seja treinado para ter uma abordagem correta e preencher os dados necessários no sistema, pois um pequeno erro de preenchimento ou digitação pode acabar com a sua estratégia e impedir que você chegue verdadeiramente até o seu cliente.

Evite contatos duplicados

Esse tipo de situação é muito recorrente e prejudica sua estratégia de cadastro de clientes. Muitas empresas têm dificuldade em atualizar seus bancos de dados por terem muitos cadastros duplicados.

Assim, se houver mais de uma entrada para um contato específico, existe a possibilidade de que nenhum cadastro tenha informações completas, tornando a interação correta com os consumidores quase impossível.

Para isso, é preciso combinar os cadastros duplicados, comparando as informações, preenchendo as lacunas em cada um deles e, por fim, excluir os contatos que não serão mais utilizados.

Automatize esse trabalho com a ferramenta certa

A tecnologia vem evoluindo cada vez mais e novas soluções vêm surgindo para auxiliar em todas as áreas das empresas, e com a atualização cadastral não é diferente. Portanto, contar com o apoio de uma ferramenta que torne este processo mais ágil se faz essencial.

Dessa forma, você mantém todos os dados atualizados, pois conta com alertas que identificam quando um contato necessita de atualização e de não atualização. Ainda, você pode contar com formulários enviados automaticamente para que os próprios clientes atualizem suas informações, caso necessário.

Além disso, você ainda pode acelerar a validação dos cadastros, por meio de  regras de similaridade definidas pelo seu negócio e faz a renovação cadastral também de maneira automatizada.

Lembre-se que todos os dados que ficam sob a guarda da sua empresa precisam estar de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Nós, da Cedro Technologies, temos a solução 100% web ideal para te auxiliar na atualização cadastral dos seus clientes, o Embark. Com ela, é possível gerenciar o cadastro de ponta a ponta, otimizando o trabalho de toda a sua equipe.