Como a esteira de backoffice pode melhorar a gestão de cadastros

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A equipe de cadastro é responsável pela validação de novas contas, mas precisa ter o apoio ideal para realizar suas tarefas. Com a transformação digital se tornando mandatória nas empresas, os serviços financeiros precisam estar preparados para o ambiente on-line. Nesse sentido, a esteira de backoffice ajuda a manter a organização dos cadastros.

A abertura de conta é o primeiro contato do cliente como consumidor de serviços financeiros. É a partir dela que haverá o acesso ao portfólio da empresa e o relacionamento passa a ser construído. Por isso, é importante garantir a efetividade do processo, prezando pela boa experiência do usuário para uma retenção eficaz.

Quer entender como a esteira de backoffice pode ajudar na validação das contas? Então acompanhe este artigo e entenda as etapas!

Abertura de contas e o papel do backoffice

O processo de backoffice ajuda a organizar os cadastros e acompanhar os processos de abertura de contas digitais. Ele permite uma melhor visualização para gerenciar o funil de ativação e entender onde o cliente está no processo.

Quem são os clientes que não chegaram a completar o cadastro? Em que etapa ele parou? Como recuperá-lo? São perguntas que podem ser respondidas a partir de uma boa solução de backoffice.

Estamos falando de uma maneira de otimizar o trabalho das equipes de cadastro e diminuir a burocracia para um melhor planejamento das ações. O colaborador tem maior entendimento sobre as necessidades de contatar o cliente, solicitar documentos, realizar atualização cadastral, entre outras tarefas necessárias para ativar as contas.

Conheça a esteira de backoffice

A esteira de backoffice é uma solução que dá suporte ao trabalho das equipes de cadastro e de compliance, pois dá a visibilidade dos processos de abertura e validação de contas digitais. O objetivo é facilitar a ativação e acompanhar as demandas, diminuindo a ocorrência de cadastros com problemas ou incompletos.

Há uma série de etapas em uma esteira de backoffice que levam em conta o estado das fichas. Elas permitem entender a situação dos dados e dão as diretrizes para que as equipes possam completar a efetivação das contas. Confira a seguir a lista das filas existentes.

Cadastros Incompletos

Quando o cliente preenche os dados, eles são salvos na plataforma, conforme os passos realizados. As informações são adicionadas à esteira de Cadastros Incompletos, até que sejam completadas.

A equipe consegue acompanhar o progresso e identificar se um cadastro foi abandonado, podendo enviar um e-mail para instigar a finalização. Entre as informações disponíveis, estão a data de início e a porcentagem de preenchimento, bem como as tentativas realizadas. Com esses dados, é possível entender o comportamento do cliente e criar estratégias para convertê-lo.

Pendentes de Aprovação

Após a finalização do preenchimento, o cadastro passa por aprovação automática. Se algum dado for reprovado, vai para a fila de Pendentes de Aprovação. Aqui, é possível visualizar o dossiê dos dados validados e verificar o que é necessário para a aprovação.

As equipes conseguem processar pendências, enviar mensagem ao cliente para solicitar informações ou documentos, verificar as solicitações já enviadas, reprovar e aprovar contas. As ações vão depender do tipo de acesso, seja pela equipe de cadastro ou de compliance — cada time tem informações específicas para validar.

Pendentes de Assinatura

Verificadas e aprovadas as pendências, o cadastro já pode receber a assinatura digital para a abertura da conta. O cliente recebe um e-mail automático com um token de ativação, com validade de 24 horas.

Porém, se ele não responder dentro do prazo, a esteira de backoffice fica parada na fila de Pendentes de Assinatura. Nesse campo, as equipes conseguem verificar as contas nessa etapa, o status do token e o período em que o cadastro foi incluído na pendência. Assim, podem identificar quando será necessário enviar um novo token para colher a assinatura e finalizar o processo.

Cadastros completos

Após o envio da assinatura digital pelo token, o cliente tem a sua conta aprovada. Então, o cadastro é transferido para a fila de Cadastros Completos. A equipe, então, pode visualizar quais clientes completaram a jornada de ativação, facilitando identificar quem está pronto para criar um relacionamento com as ofertas de serviços e produtos.

Cadastros Rejeitados

Se tudo ocorrer corretamente, o cliente poderá usufruir de sua nova conta. Porém, outros problemas podem surgir no processo. Por isso, outras filas também estão presentes na esteira de backoffice. Em Cadastros Rejeitados, a equipe pode encontrar as solicitações que não foram aprovadas, seja por dados inválidos, inconformidade com os requisitos, entre outras razões.

Filas de Integração

A integração de dados é um fator que pode prolongar a jornada para validação das contas digitais. Duas filas estão relacionadas a essa questão: Pendentes de Integração e Integração com Erro. Nelas, o colaborador pode verificar o que é necessário para a correta incorporação da conta no sistema.

Renovação e Atualização cadastral

Eventualmente, os serviços financeiros relacionados a um cliente precisam ser renovados. Esses casos são enviados para a fila de Renovação Cadastral, para que sejam feitas as devidas ações de conformidade.

Pode ser que a ficha precise apenas de atualização de dados. Isso acontece quando o cliente não pode ser localizado pelas informações de contato cadastradas, por exemplo. A fila específica é Pendente de Atualização Cadastral.

Contas Inativas, Encerradas ou Bloqueadas

Outras filas auxiliares das equipes na esteira de backoffice são: Contas Inativas, Contas Encerradas e Contas Bloqueadas. É possível verificar, respectivamente, quais são os clientes que não usam mais os serviços da empresa, aqueles que finalizaram o relacionamento e os cadastros que foram bloqueados por uma razão específica.

Essas filas ajudam a identificar os consumidores que podem ser resgatados ou reativados, de acordo com cada caso. São eficazes no sentido de reter e fidelizar os clientes.

EMBARK, a sua plataforma de gestão cadastral

O EMBARK é uma plataforma completa de gestão cadastral, que permite um acompanhamento facilitado da ativação de contas digitais. Sua empresa consegue realizar a gestão de cadastros de ponta a ponta, desde o início da esteira de backoffice até a aprovação final das contas.

A solução está sempre em constante atualização para criar uma experiência do usuário com excelência e segurança, seguindo as normas reguladoras da CVM e do BACEN. As ferramentas do EMBARK permitem dispensar a apresentação de documentos, acelerando a validação de informações.

Outra vantagem é o cockpit gerencial, que utiliza o Data Engine integrado na plataforma para conduzir a validação de dados cadastrais e de compliance. A partir da automação dos processos, a plataforma dá mais flexibilidade para a sua equipe, facilitando a confirmação dos cadastros. Saiba mais sobre como o EMBARK pode te ajudar e modernize os seus processos de backoffice!