Como os chatbots otimizam os processos nas empresas

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A utilização de bots pode melhorar o desempenho de funcionários em empresas de diferentes setores, automatizando várias tarefas repetitivas. Essa transformação digital é um caminho para focar o trabalho em atividades mais relevantes, o que resulta em maior produtividade.

Se você não sabe o que é chatbot, trata-se de uma ferramenta capaz de interagir automaticamente com o usuário. Basicamente, funciona como um assistente virtual, fornecendo suporte e informações vitais quando mais se precisa.

Uma pesquisa da ServiceNow sugere que mais de 30% dos funcionários hoje esperam que uma opção do tipo “Google” acesse as informações de que precisam no trabalho. Os chatbots com tecnologia IA são a solução perfeita para resolver problemas como esses, comuns no local de trabalho.

Dessa forma, a ferramenta é capaz de fornecer informações de forma prática e rápida nas horas de urgência, facilitando os processos. São vários os benefícios para a empresa — já demos vários exemplos de chatbots por aqui, como no setor de cobrança e no marketing — mas você sabe como eles ajudam especificamente os funcionários?

A seguir, temos uma lista que mostra como os bots podem acelerar os processos e atividades nas empresas, principalmente dentro do RH.

Redução de erros

A experiência no trabalho a partir da transformação digital sempre ganha benefícios nos resultados, alavancando a produtividade. Com os chatbots, não poderia ser diferente.

A IA tem uma incrível capacidade de reduzir os efeitos do erro humano. A partir do machine learning, o sistema consegue cruzar os dados disponíveis para gerar relatórios e respostas mais precisos, com insights para conclusões mais confiáveis.

Assim, os bots conseguem repassar as informações com qualidade, acelerando o trabalho com o menor risco de erros possível. E isso é feito instantaneamente, ou seja, os colaboradores não precisam perder tempo procurando por elas.

Comunicação facilitada

Vale ressaltar que a falha de comunicação costuma ser um dos principais problemas dentro de uma organização. Porém, uma tecnologia com serviços cognitivos consegue melhorar a sinergia entre os departamentos, a partir do acesso aos dados que, a princípio, precisam ser solicitados a um colega de outro setor.

Com as informações disponíveis ao sistema, elas podem ser acessadas por qualquer pessoa — claro, de acordo com as permissões. Mas os setores também se beneficiam individualmente, pela execução de várias tarefas de forma automática.

Respostas em tempo real

A interface dos chatbots permite que os usuários recebam respostas em tempo real às dúvidas para a realização de atividades. Como falamos, o resultado é que os funcionários ganham tempo no processo, podendo acelerar a produção.

As necessidades para o desenvolvimento das tarefas são supridas a partir de conselhos personalizados instantâneos que os bots fornecem, instruindo a melhor forma de executar as atividades sem gerar lacunas e defasagens.

Assim, os funcionários conseguem direcionar o desempenho com base nas respostas da IA para melhorar a produtividade nas tarefas que demandam mais atenção.

Assistente virtual para todas as situações

Os chatbots ficam disponíveis para encontrar respostas e conselhos a diversos tipos de situações, desde dicas para executar as tarefas até questões de cunho pessoal, com caráter mais sensível.

Quando os colaboradores precisam lidar com questões delicadas, eles também podem recorrer à IA para encontrar soluções sem se expor, levando mais conforto na resolução de problemas. A forma humanizada e amigável de interação dos bots permite que eles se sintam acolhidos mesmo por uma máquina, proporcionando uma experiência diferente ao usuário.

Isso leva a uma cultura empresarial mais receptiva e aberta para ajudar nas preocupações sem que o colaborador precise se abrir ou se expor diretamente para um supervisor, equipe do RH ou outra pessoa sobre situações que lhes incomodam. Ele mantém a privacidade a partir de um colega eletrônico que pode ajudá-lo até melhor do que uma pessoa.

Redução de tempo e execução de tarefas repetitivas

Com as respostas imediatas, os colaboradores conseguem ganhar tempo para realizar as tarefas mais complexas, mas os chatbots também ajudam a encaixar compatibilidade de agendas para reuniões, encontrar salas disponíveis e resolver várias questões de ordem prática dentro das organizações.

Tarefas repetitivas que podem ser automatizadas também encontram uma solução por meio dessa ferramenta de transformação digital, como respostas e feedbacks de processos, avaliações de desempenho, atividades de recrutamento, entre outras.

Treinamentos e reciclagens de funcionários

Quando surge a necessidade de aplicar treinamentos, é comum em empresas de processos manuais a escalação de um coach para dar aulas e explicar os processos, tomando tempo e gerando custos nessa atividade.

Porém, os robôs inteligentes são capazes de repassar as informações necessárias e substituir esses treinamentos de forma prática e igualmente eficaz. Os conteúdos são automatizados, sendo repassados com um controle de qualidade padrão a todos.

Dessa maneira, os bots também funcionam como mentores, ensinando, tirando dúvidas e auxiliando sempre que necessário, mesmo depois do período de treinamento. Uma dica é explicar o que é chatbot e como o colaborador pode usá-lo desde que entra na empresa.

Resolução de dúvidas de Recursos Humanos

Quando surge uma notificação sobre novidades, mudanças e implementações nos processos, é comum que os colaboradores se voltem ao Recursos Humanos para tirar as dúvidas. Porém, com a presença dos chatbots, eles podem obter as respostas de forma automatizada.

O mesmo pode ser feito para explicar as dinâmicas dos contratos a novos funcionários. Eles podem esclarecer todas as questões por meio dos bots e da IA, o que gera menos demanda para o RH. Assim, o setor pode se dedicar a tarefas mais importantes da gestão de pessoas, tendo mais produtividade para a diretoria e os serviços financeiros.

Os funcionários do setor podem se dedicar a tarefas mais importantes em vez de tomar parte do tempo para atender aos colegas para fazer esclarecimentos. A tecnologia pode ser uma verdadeira aliada no trabalho desse setor!

Saber o que é chatbot e como essa ferramenta de IA pode ajudar nos processos da empresa é uma estratégia que só traz benefícios a todos, melhorando a dinâmica nos relacionamentos e na produtividade dos setores. Para isso, vode contar com o PEOPLE.

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