Como realizar a auditoria de compliance na sua empresa

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A conformidade com as leis e regulamentações é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas atualmente. Além dos riscos de sanções e multas, a falta de compliance pode afetar negativamente a reputação da empresa e, consequentemente, seu valor de mercado.

Nesse sentido, a realização de auditorias de compliance é fundamental para garantir que a organização esteja em conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.

Neste artigo você aprenderá o conceito de auditoria de compliance, sua importância para o funcionamento adequado de sua organização e conhecerá dicas simples e práticas para implementá-la. Acompanhe! 

O que é compliance?

O termo compliance tem origem do verbo inglês “to comply”, em tradução livre, significa “estar em conformidade”. Isso quer dizer cumprir, obedecer, estar de acordo.

Corporativamente, pode-se conceituar compliance como cumprir e seguir as leis, normas e procedimentos internos da organização, seja em sua relação com o setor público ou privado. Portanto, compliance é o comportamento ético, moral e transparente que começa na dimensão pessoal e se manifesta na empresa.

Assim, um programa de compliance visa estabelecer procedimentos para detectar, prevenir e mitigar riscos que possam afetar o relacionamento de uma empresa com as leis e regulamentos aplicáveis.

O que é uma auditoria de compliance?

Uma auditoria de compliance é um exame dos mecanismos, procedimentos e políticas internas de uma empresa para analisar seu grau de conformidade com leis e regulamentos. Seus objetivos principais são:

• Analisar e otimizar processos, visando o aumento da eficiência da organização; 
• Identificar possíveis falhas, fraudes ou irregularidades e solucioná-los, reduzindo riscos. 

Auditoria de compliance interna e externa

As auditorias de compliance podem ser internas ou externas, e são realizadas para verificar as políticas e regulamentos empregados pela empresa. 

As auditorias internas são realizadas pelos comitês corporativos de compliance e são utilizadas para investigações das políticas internas da organização, como desvios ou falhas em seus processos. 

Já as auditorias externas são realizadas para apurar e analisar os resultados das políticas de governança adotadas, para identificar ameaças e prevenir eventos futuros, por exemplo.

Qual importância de se realizar auditorias de compliance?

As auditorias de compliance são uma forma de reduzir riscos e aumentar a transparência por meio do monitoramento e melhoria contínua dos processos da empresa. Além disso, sua realização é importante porque permite:

• Prevenir atos ilícitos;
• Preservar a reputação da empresa;
• Tomar decisões mais seguras;
• Reduzir riscos;
• Garantir a conformidade e organização dos processos;
• Assegurar uma boa governança corporativa.

Ainda, uma auditoria de compliance possibilita a empresa documentar seus esforços na busca desse objetivo. Além disso, o relatório da auditoria de compliance servirá de guia para os próximos passos, quais decisões estratégicas tomar e os tipos de investimentos necessários para a adequação da empresa.

Desafios enfrentados na implementação de um programa de compliance

A implementação de um programa de compliance não é fácil, pois os gestores precisam superar alguns desafios para executar esse processo de forma eficaz. Os principais são:

Dificuldades na gestão de riscos: uma das maiores dificuldades está no desconhecimento das normas que regem as atividades exercidas, levando ao descumprimento da lei e ao aumento do risco do negócio.

Falta de recursos para implementar um departamento de compliance: o custo de criação de um departamento de compliance é diretamente proporcional às necessidades da empresa. O foco deve estar na construção de uma equipe enxuta que possa realizar todos os processos necessários da área. 

Falta de envolvimento da equipe: para muitas empresas, é desafiador envolver os colaboradores no processo de compliance. Para alcançar esse objetivo, é importante desenvolver líderes para facilitar a implementação desse procedimento. 

Dicas para realizar uma auditoria de compliance eficiente 

Ao colocar em prática as dicas que apresentamos abaixo, você conseguirá realizar uma auditoria de compliance com sucesso e superar os obstáculos que podem comprometer a eficácia desse procedimento. Veja:

Defina os objetivos atrelados à área auditada

A definição de objetivos é necessária para melhor orientar a execução da auditoria e também é importante para garantir bons resultados.

Os objetivos devem ter relação com a área que está sendo auditada. Por exemplo, se a auditoria for aplicada ao departamento tributário, analisar a situação fiscal correta é uma meta significativa.

Crie um plano de ação

Liste todas as ações que a auditoria de conformidade executará.

Isso permite uma visão geral mais clara da estratégia e de suas fases, garantindo transparência e a organização das tarefas. Por exemplo:

• Fazer o levantamento dos documentos comerciais, financeiros e fiscais da empresa;
• Analisar os documentos levantados;
• Produzir o relatório da auditoria de compliance. 

Monitore o desempenho das ações de auditoria de compliance 

É importante também acompanhar o desempenho das ações de auditoria de compliance. 

Isso porque somente assim é possível identificar anormalidades e, com base nisso, promover os ajustes necessários para que esse procedimento seja feito corretamente e produza bons resultados.  

Produza o relatório 

Ao final do processo, produza o relatório de auditoria detalhando os objetivos, ações e não conformidades, pois ele servirá como base para pensar em estratégias para garantir a conformidade do negócio.

Invista em uma tecnologia para otimizar a auditoria de compliance 

O uso da tecnologia é fundamental para aumentar a agilidade e a precisão das auditorias de compliance.

Hoje, existem várias soluções tecnológicas para otimizar esse processo. Uma delas é o Data Engine, que fornece várias funções que ajudam a gerenciar dados e consultar informações.

É uma solução que automatiza o acesso às informações pessoais e/ou empresariais, permitindo que as organizações ganhem tempo e produtividade ao fazê-lo.

Como vimos, fazer auditorias de compliance é fundamental para fortalecer a reputação de uma empresa e reduzir riscos que podem comprometê-la. Além disso, é uma estratégia que pode fazê-la alcançar seus objetivos rapidamente. Crescer no mercado e garantir a satisfação dos clientes são exemplos. 

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