Como evitar fraudes documentais com a documentoscopia

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Segundo pesquisa realizada pela Serasa Experian, a quantidade de fraudes documentais está aumentando, em parte porque muitas empresas não possuem soluções antifraude. Por exemplo, houve um aumento de 30% na identificação de extratos bancários falsos em 2022.

Um procedimento que pode ajudar é a documentoscopia, ciência que permite às autoridades públicas e gestores de empresas identificar fraudes envolvendo qualquer tipo de documento — físico e digital, por exemplo, declaração de renda, holerite, contratos etc. 

Neste artigo explicamos melhor o que é documentoscopia, suas principais subdivisões e importância. Além disso, damos dicas para ajudar você a prevenir fraudes documentais. Confira!

O que é documentoscopia?

Trata-se de uma ciência que visa analisar a autenticidade de documentos, sendo muito utilizada no âmbito judicial e empresarial.

Essa análise é feita por meio de equipamentos e métodos especializados. Porém, vale ressaltar que é importante que esse processo seja conduzido por um profissional da área, pois ele é qualificado para observar analiticamente se um documento é falso ou verdadeiro e produzir um laudo a partir disso.

O laudo traz informações sobre possíveis adulterações, rasuras e montagens no documento periciado, que servem como apoio para a tomada de decisão e redução de riscos.

Subdivisões da documentoscopia

Considerando a diversidade de documentos existentes, a documentoscopia se subdivide em algumas categorias. Conheça as principais:

Alterações documentais

Nessa subárea, os profissionais trabalham para encontrar rasuras, combinações e alterações de informações em documentos.

O principal objetivo é detectar mudanças no conteúdo do documento, tornando-o diferente do seu estado original.

Exame de selos

É a técnica utilizada para identificar a originalidade de selos de segurança em documentos.

Os selos digitais e físicos são codificados para facilitar a identificação de sua autenticidade.

Grafotecnia

A grafotecnia, também conhecida como grafotécnica, grafoscopia ou grafística, é a subdivisão da documentoscopia que estuda a escrita.

A perícia é feita comparando o documento estudado com outros que tenham a assinatura autêntica da pessoa em investigação. 

Na análise, é levada em consideração aspectos como dimensões dos caracteres, relações dimensionais entre as escritas, distância entre as letras, curvas, força, trações e proporções, por exemplo.

Mecanografia

É o subcampo que estuda a escrita feita por impressoras e máquinas de escrever.

A mecanografia visa identificar qual equipamento foi utilizado na elaboração de um determinado documento. A análise é feita com base na comparação do documento possivelmente fraudado e amostras colhidas de máquinas suspeitas.

Exame de suporte

A perícia de suporte avalia o papel utilizado para produzir um documento. Por exemplo, analisa a estrutura do suporte, bem como sua espessura, compatibilidade, entre outras características.

Exame de moedas metálicas e papel-moeda

A moeda é um dos documentos com maior probabilidade de ser falsificado. A verificação de moedas metálicas e papel-moeda é um subcampo da documentoscopia que pode ajudar a evitar que isso aconteça.

O objetivo desta divisão é analisar a autenticidade de moedas e cédulas comparando-as com os modelos originais. Também é possível avaliar a autenticidade desses itens observando suas características.

Exame de tintas

Outra subdivisão é o exame de tintas. A partir dela, os especialistas determinam se um determinado texto foi escrito com uma caneta específica.

O processo leva em consideração as propriedades físicas e químicas da tinta utilizada em um documento potencialmente fraudado.

Uso de tecnologias avançadas na documentoscopia

Com o avanço da tecnologia, os métodos e processos usados ​​na documentoscopia melhoraram.

Por exemplo, hoje, a inteligência artificial (IA) pode ser usada para encontrar padrões entre documentos, o que pode ajudar a identificar possíveis fraudes de maneira ágil.

Não apenas a IA é usada em procedimentos documentoscópicos, mas também a perícia computacional. É um método de uso da tecnologia para identificar crimes cometidos na Internet, como fraude de documentos ou violação de dados.

O que é perícia documentoscópica?

A perícia documentoscópica é um processo realizado por profissionais especializados em identificar documentos pessoais ou empresariais falsificados.

Esse trabalho é feito de diversas formas, como comparando documentos ou analisando as tintas utilizadas em sua produção ou, ainda, usando tecnologias avançadas.

Dada a sua importância na elucidação de fatos e identificação de fraudes em documentos, é uma perícia bastante utilizada por órgãos públicos como varas judiciárias e polícia civil.

A importância da documentoscopia na prevenção de fraudes 

A documentoscopia é uma ciência importante por vários motivos. Primeiro, porque ajuda os gestores de empresas e funcionários públicos a tomarem decisões certas.

Por exemplo, os bancos geralmente exigem que os clientes forneçam vários documentos antes de aprovar um pedido de empréstimo. Nesse sentido, a documentoscopia contribui para:

• Identificar documentos pessoais falsos, como contracheque, carteira de identidade, CPF e passaporte. Em se tratando de empresas, ajuda a verificar a autenticidade de contratos, CNPJ, recibos, estatuto social, etc.
• Agilizar o processo decisório dos gestores;
• Garantir segurança na tomada de decisões;
• Evitar riscos como o comprometimento da saúde financeira do negócio;
• Melhorar a análise de oportunidades de negócio.

Em segundo lugar, ajuda empresas a crescer com segurança e a preservar sua reputação, já que é possível reduzir riscos que podem comprometer a percepção do consumidor sobre elas.

Dicas para prevenir fraudes documentais

Existem diversas formas de evitar que você ou sua empresa sofra com fraudes documentais. Veja: 

Digitalize os documentos

Uma das principais maneiras de evitar fraudes é digitalizar os documentos. Essa ação contribui para reduzir a possibilidade de fraude, já que é possível comparar o documento físico e digitalizado. 

Além disso, fica mais fácil manter a organização e controle dos arquivos, sejam pessoais ou empresariais. 

Use a criptografia

Outra dica é recorrer à criptografia, técnica que possibilita que os documentos só sejam acessados por quem possui autorização para decodificá-los. Por exemplo, utilizando uma chave eletrônica ou senha para isso. 

Conte com profissionais especializados

Contar com profissionais especializados em documentoscopia é uma decisão também inteligente para quem quer proteger seus documentos contra fraudes. 

O profissional especializado nessa área pode identificar rapidamente documentos fraudados, e assim evitar problemas que podem prejudicar você ou o seu negócio. Por exemplo, fechar parcerias comerciais com base em documentos falsos. 

Use a tecnologia

A tecnologia facilitou a análise de documentos, conferindo agilidade e segurança a esse processo. 

Além dos exemplos de tecnologia citados, outra solução que se destaca é o Data Engine Cedro, plataforma que possui diversos recursos que podem ajudar sua empresa a: 

• Realizar a validação cadastral de forma automatizada;
• Evitar riscos e fraudes;
• Enriquecer os dados dos seus clientes, o que contribui para acelerar a tomada de decisão. 

A documentoscopia é a ciência que ajuda você ou sua empresa a identificar fraudes documentais de forma rápida e inteligente, impulsionando o crescimento do seu negócio de forma segura. Portanto, é uma estratégia que ajuda a reduzir riscos e garantir a conformidade de sua organização. 

Sua empresa ainda não utiliza uma tecnologia para consultar dados dos seus clientes em tempo real e validar seus cadastros? Conheça melhor o Data Engine Cedro!